Um dos principais desafios de empreendedores nos dias de hoje é aplicar de forma eficiente a otimização de processos. Dentro de uma empresa, há diversos setores que precisam funcionar de forma satisfatória. Qualquer empecilho pode causar um efeito cascata, prejudicando outros departamentos e seu negócio como um todo.
Nesse sentido, cada um dos setores necessita de agilidade e, acima de tudo, de inteligência na hora de aplicar os recursos. Essa é a função da otimização de processos. Essa técnica visa minimizar o desperdício de tempo e dinheiro nas atividades da empresa.
Mas como aplica-la em sua empresa? E como o seu negócio pode ser transformado com ela? É isso que vamos ver a seguir. Confira um panorama geral a respeito da otimização de processos e sua importância para todo tipo de negócio.
O que é otimização de processos?
Provavelmente a sua empresa produz ou vende algo, não é mesmo? E ela conta com uma equipe de colaboradores. E esses profissionais seguem uma série de processos pré-estabelecidos para alcançar o resultado desejado.
Esses processos, muitas vezes, são burocráticos. Outros são mais práticos. Mas em todos os casos, os colaboradores fazem o uso de recursos para viabilizar os processos. E tudo isso requer tempo. Alguns processos levam mais tempo do que outros.
Nesse sentido, a otimização de processos consiste em uma técnica aplicada para tornar esses processos mais ágeis. Isso por meio do melhor aproveitamento de recursos e do tempo utilizado em cada um deles.
Aqui também destacamos o que chamamos de uso inteligente dos recursos. Vamos ver um exemplo clássico. Sua empresa emite nota fiscal? Esse é um processo extremamente burocrático, mas essencial para qualquer negócio.
Nesse caso, como otimizar o processo de emissão de notas? Você pode investir em um sistema mais moderno e eficiente para a emissão das notas. Além do mais, deve qualificar sua equipe para que ela não perca muito tempo no processo de emissão. Enfim, esse é apenas um exemplo da aplicação da otimização de processos.
Como aplicar de fato a otimização de processos?
Na teoria, a otimização de processos parece algo fácil de ser aplicado. Mas não é bem assim. Cada empresa possui suas próprias características e contexto. Além disso, essa estratégia não pode, de forma alguma, prejudicar o resultado final do produto ou serviço.
Por exemplo, vamos supor que a sua empresa fabrica determinado produto. Mas, ao tentar otimizar alguma etapa de fabricação, você economiza tempo. Só que vê a qualidade final da mercadoria cair. Nesse caso, a otimização de processos não foi feita de maneira correta.
Ela tem o objetivo contrário: melhorar todos os processos, impactando positivamente no resultado final. Desse modo, para viabilizar a otimização de processos, você vai precisar das ferramentas de processos.
Mas, para saber escolher as ferramentas certas, será necessário realizar algumas etapas. São elas:
- Mapeamento de processos: registre todos os processos envolvidos no dia a dia da sua empresa;
- Identificação dos gargalos: onde os processos afunilam, exigindo mais rapidez e eficiência na sua execução;
- Encontro dos pontos de melhoria: consiste na identificação dos pontos a serem aperfeiçoados e otimizados;
- Correção: você vai estabelecer as medidas necessárias para a correção dos pontos de melhoria definidos anteriormente;
- Padronização: a otimização dos processos tem que ser algo padronizado e inserido na rotina da empresa.
A importância da otimização de processos em um negócio
A principal ideia que você tem que ter em mente ao aplicar a otimização de processos é a maior concorrência no seu segmento de atuação.
No segmento empresarial atual, há uma enorme concorrência em praticamente todos os setores. Empresas que conseguem otimizar processos de forma mais eficiente são as que estão na frente dos concorrentes.
Grande parte dessas empresas faz o uso de tecnologias super modernas para otimizar os mais variados processos do negócio. Elas também contam com sistemas de gestão completos e pessoas especializadas em encontrar soluções para essa otimização.
Diante disso, podemos destacar ao menos 6 grandes vantagens da otimização de processos. Todas demonstram a sua importância para o setor empresarial. Vamos ver quais são?
Melhor fluxo de trabalho
Como destacamos ao longo deste artigo, a otimização de processos bem aplicada vai melhorar a qualidade dos produtos e serviços da sua empresa. Isso se dá por conta de uma melhora no fluxo de trabalho.
Correções de falhas, padronizações de atividades, melhor aproveitamento do tempo e dos recursos e uso de tecnologias de ponta. Estes são alguns aspectos que contribuem para o fluxo de trabalho.
Além do mais, todos os processos ficarão mais fáceis de serem compreendidos. Assim, os colaboradores terão mais facilidade na execução de tarefas, resultando em um trabalho mais eficiente.
Menos falhas
O mapeamento de processos, como explicamos antes, visa reduzir as falhas presentes nos processos envolvidos em uma empresa.
Adotar as melhores práticas e padronizá-las é a melhor forma de viabilizar isso. Dessa forma, sua equipe vai trabalhar com mais tranquilidade e confiança. Isso porque os colaboradores terão a certeza de que os métodos que estão sendo aplicados são eficientes e assertivos.
Redução significativa de custos
Lembra que falamos a respeito do melhor aproveitamento dos recursos? Pois então, a otimização de processos significa também uma redução de cursos nos mais variados processos da empresa.
Sua empresa conseguirá reduzir desperdícios, por exemplo. E isso vai afetar positivamente o resultado final do produto e até mesmo os seus clientes. Economizando em alguns recursos, por exemplo, você poderá investir em outras melhorias para a empresa ou reduzir o preço final da mercadoria.
E essa redução de custos também é essencial para quem quer expandir o negócio sem deixar de lado a saúde financeira.
Acesso a dados mais confiáveis
Mapeando processos e coletando o maior número possível de informações, você terá acesso a dados mais confiáveis. Por exemplo, se souber exatamente como determinado processo é executado, saberá também quantos recursos serão necessários para sua execução.
Melhor integração e controle
A integração envolve a troca de informações entre departamentos diferentes dentro de uma empresa. Cada setor tem sua autonomia, mas isso não significa isolamento. Todos precisam se integrar, pois sempre há como agregar ainda mais nos processos.
Com a otimização de processos, a simplificação de etapas, por exemplo, incentiva essa integração. No caso do controle, estamos falando do controle sobre os processos e as etapas de fabricação.
Isso vai permitir que você atue com mais agilidade e eficiência em caso de algum imprevisto aparecer. E, pode ter certeza, é normal o surgimento de imprevistos, mesmo com a otimização de processos. O segredo é estar bem preparado para superá-los.
Soluções mais assertivas
Por fim, a otimização de processos viabiliza a escolha das soluções mais assertivas para sua empresa. Nesse caso, temos também a efetividade, que é essencial no mundo empresarial dos dias de hoje. E isso sem deixar de lado a qualidade, que também é indispensável para qualquer tipo de negócio.
Agora que você tem um panorama geral sobre a otimização de processos, que tal conhecer a Max Up Consultoria? Somos uma empresa especializada na implantação e otimização de processos. Assim, podemos ajudar a sua empresa a alcançar os resultados almejados.
Atuamos em conjunto com a sua equipe, visando identificar os processos e as áreas que necessitam de melhorias. Então, entre em contato conosco e saiba mais.