O crescimento saudável de uma empresa está diretamente ligado ao que chamamos de gestão de KPIs. Provavelmente você já ouviu falar nesse termo. KPI nada mais é do que uma sigla para a expressão em inglês Key Performance Indicator. No português, podemos traduzir ela para “indicador-chave de desempenho”.
Nesse sentido, os KPIs são indicadores que representam valores quantitativos. Eles possuem o objetivo de medir o desempenho dos processos internos da empresa.
Assim, os gestores terão acesso a dados atualizados sobre cada departamento do negócio (e de todos os seus processos). A partir daí, esses dados são utilizados para uma melhor tomada de decisão no que diz respeito às estratégias que serão adotadas pela empresa.
Em suma, os KPIs são fundamentais para a assertividade das estratégias empresariais! Dessa forma, a gestão de KPIs visa justamente gerir de forma completa os indicadores que serão utilizados para monitorar o desempenho do negócio.
Mas, se você ficou interessado e quer saber mais sobre o tema, continue a leitura. A seguir, vamos explicar como se dá a gestão de KPIs e como acompanhá-la.
O que é uma gestão de KPIs?
A gestão de KPIs envolve uma série de ações que vão ajudar a empresa a traçar objetivos e atingir metas. Essas ações envolvem:
- Escolher os indicadores que irão monitorar cada processo da empresa e das suas metas;
- Acompanhar o desempenho e evolução desses indicadores;
- Coletar os dados obtidos com a ajuda dos indicadores;
- Avaliar os dados, analisando a performance e desempenho do processo correspondente. Em suma, concluir se o processo está ou não atingindo os objetivos;
- Por fim, identificar o que pode ser aperfeiçoado na empresa, levando em conta o que os dados estão mostrando. E, a partir daí, têm o papel de elaborar estratégias para o crescimento da empresa.
Assim, toda empresa trabalha com metas. Mas, para verificar se as metas estão sendo cumpridas, a gestão dos indicadores é essencial.
Gestão de KPIs e um exemplo prático
Vamos ver um exemplo prático, levando em conta uma empresa de marketing. Ela possui vários departamentos, incluindo o setor financeiro, de criação, de execução e de qualidade, entre outros.
Cada departamento possui seus próprios processos. Mas todos precisam estar interligados e em sintonia para o sucesso do produto final que será disponibilizado aos clientes.
Assim, o gestor da empresa tem a consciência de que os processos precisam de melhorias ou que podem ser atualizados. Mas como identificar as alterações que são necessárias? Com a gestão de KPIs.
Definir os indicadores e geri-los ao longo do processo é muito importante. Isso vai mostrar para os gestores da empresa de marketing o que ela pode fazer para otimizar seu desempenho.
Isso pode ser feito pensando no desempenho geral da empresa ou em ajustes específicos em determinado setor. Por exemplo, no setor de qualidade, é possível usar indicadores como taxa de conversão e satisfação dos clientes.
Nesse caso, esses dados vão mostrar se a sua empresa está oferecendo um produto ou serviço de qualidade para o público!
Como acompanhar a gestão de KPIs?
Agora que você já sabe como funciona a gestão de KPIs, vamos ver com mais detalhes as etapas necessárias para acompanhar esse processo.
Definição dos Indicadores
O primeiro passo é escolher quais KPIs serão usados para o monitoramento dos processos de cada setor da empresa. Existem inúmeros indicadores e eles devem ser escolhidos com base no objetivo estipulado com essa gestão.
Por exemplo, no setor financeiro temos os indicadores econômicos, que vão determinar a saúde financeira da empresa. Eles envolvem dados como receita bruta, fluxo de caixa, receita líquida, margem de lucro, etc.
Já no setor de qualidade, seguindo o exemplo citado anteriormente (empresa de marketing), temos indicadores como satisfação do cliente, taxa de conversão e fidelização, entre outros.
Quer saber mais sobre os principais indicadores para monitorar na sua empresa? Então indicamos a leitura desse artigo sobre o assunto.
O mais importante é você saber que os indicadores precisam sem fáceis de acompanhar. Tenha em mente que o resultado deve ser sempre numérico (quantitativo). Só assim os gestores da empresa terão em mãos dados 100% confiáveis.
Além disso, é essencial contar com profissionais qualificados para o monitoramento dos indicadores. Nesse sentido, contar com uma empresa de consultoria especializada pode ser uma boa ideia.
Monitoramento periódico dos indicadores
Definir os indicadores não basta! A empresa, por meio de pessoas qualificadas (como ressaltamos no tópico anterior), precisa realizar periodicamente o monitoramento dos indicadores.
Com isso, os dados permanecerão sempre atualizados, o que é benéfico para a tomada de decisão dos gestores. E é importante ressaltar esse fator, pois, no mundo corporativo atual, os cenários do mercado se alteram constantemente.
Dessa forma, se a sua empresa definir os indicadores, mas não os monitorar de forma constante, provavelmente perderá espaço para os concorrentes.
Melhoria dos processos
Com os dados em mãos, os gestores da empresa não podem ficar de braços cruzados. Ou seja, eles precisam agir, mas não de maneira desorganizada.
A gestão de KPI serve justamente para a melhoria dos processos empresariais. Por mais desafiador que seja o cenário, se omitir não é uma boa ideia. Ainda mais se você tem clareza em relação aos dados quantitativos de desempenho de determinado segmento da empresa.
Mas, lembramos que as ações sempre devem seguir um planejamento prévio, com metas, objetivos e, principalmente, muita estratégia.
Alguns gestores, ao receberem os dados sobre algum setor da empresa, entram em desespero. Assim, querem corrigir o problema da noite para o dia. Só que isso, muita vezes, pode ocasionar em ações precipitadas e prejudicar ainda mais o negócio.
Após receber os dados, se reúna com o restante da equipe e discuta as melhores soluções. Aliás, uma empresa séria de consultoria vai propor alternativas para a resolução de problemas!
Redefinição da cultura da empresa
Após encontrar o problema e realizar os ajustes necessários, os gestores precisam fazer uma reflexão. Isso evitará que desajustes voltem a acontecer.
Muitas vezes o problema está na cultura da empresa. Assim, ao realizar algum ajuste, logo aparecem outros. Ou pode acontecer do mesmo problema reaparecer tempos depois.
Isso significa que é preciso mudar algo em relação à cultura do negócio. Sendo bem direto, o problema deve ser cortado pela raiz. Para isso, talvez seja indicado uma redefinição da cultura da empresa.
Implementação de tecnologia
A gestão de KPIs também visa atualizar processos. Como destacamos antes, o cenário do mundo corporativo muda constantemente. E isso se dá, principalmente, por conta da tecnologia.
A sua empresa não pode ficar para trás. Por isso, é essencial implementar a tecnologia para fazer uma eficiente gestão de indicadores.
Os KPIs devem ser monitorados constantemente com o auxílio de ferramentas como, por exemplo, o sistema de CRM. Essa é a principal forma de acompanhar em tempo real os dados coletados. Resumindo, todas as etapas estão interligadas.
Ou seja, defina os KPIs, monitore-os, colete e avalie os dados, defina as melhorias que devem ser realizadas, ajuste a cultura da empresa. E por fim, faça tudo isso com o auxílio da tecnologia.
E, para uma eficiente gestão de KPIs, você pode contar com a Max Up Consultoria. Contamos com profissionais experientes e qualificados na área, pensando em soluções exclusivas de acordo com as necessidades do seu negócio. Entre em contato conosco e conheça nossos serviços.