O orçamento empresarial é algo indispensável para qualquer empresa, não importa o tamanho e muito menos o segmento dela. Mas não basta fazer o orçamento de qualquer jeito ou apenas para cumprir com uma obrigação.
Esse tipo de orçamento precisa ser muito detalhado e estar em sintonia com todos os setores do negócio. Além disso, esse processo é muito mais amplo do que simplesmente colocar as informações no papel.
Claro que registrar tudo o que acontece na sua empresa e construir um orçamento com o maior número de informações é essencial. Mas os gestores não podem ficar alheios ao que foi registrado!
Ou seja, basicamente fazer um orçamento empresarial e deixá-lo só no papel não é suficiente. A sua empresa, como um todo, vai ter que acompanhar e revisar de forma constante o orçamento, promovendo o envolvimento de todos os setores. Seu intuito é evitar erros que podem custar caro mais para frente.
Nesse sentido, no artigo de hoje queremos falar mais sobre esse aspecto do orçamento empresarial. Veja o porquê de acompanhar e revisar essa etapa da gestão empresarial. Saiba também quais os erros mais comuns cometidos até mesmo por gestores experientes.
A importância de acompanhar e revisar o orçamento regularmente
Quando falamos em orçamento, precisamos ressaltar que ele é muito mais amplo do que parece. É verdade que a espinha dorsal continua a registrar todos os recursos que a empresa tem. É preciso fazer um paralelo com os gastos previstos ao longo de determinado período de tempo.
Assim, a empresa terá uma noção melhor do quanto irá gastar e em quais setores deve economizar ou cortar gastos. Mas o orçamento empresarial vai além disso. Ele precisa elencar também os ganhos e oportunidades de investimentos dentro de um período. Este pode ser de meses ou até mesmo anos.
O orçamento vai dizer o quanto a empresa poderá investir e, principalmente, quais setores apresentam as melhores oportunidades. Dessa forma, existem vários tipos de orçamento. Por exemplo, temos o orçamento de custeio, o mais comum de todos. Nele são registradas todas as receitas da empresa, todos os gastos, custos, despesas, etc.
Temos também o orçamento de investimento, que determina o quanto a empresa terá disponível para fazer investimentos no negócio. Enfim, de qualquer forma, os números podem mudar rapidamente. E, geralmente, eles mudam de forma constante.
Diante disso, o orçamento, independentemente de qual tipo seja, não é algo estático, que permanece o mesmo com o passar do tempo. O orçamento empresarial MUDA de acordo com muitos fatores, como desempenho da empresa e contexto de seu segmento.
Diante dessas mudanças, é essencial acompanhar de perto o orçamento, fazendo constantes revisões e atualizações. Por exemplo, se em abril você tinha R$200 mil para investir, em junho provavelmente esse valor vai mudar (para mais ou para menos).
Se a sua empresa tiver um ótimo desempenho, com certeza você terá uma janela maior de investimento. Mas, se os resultados ficarem abaixo do esperado, o investimento poderá ser reduzido (pelo menos até a empresa se recuperar).
Envolvimento de todos os setores no processo orçamentário
O orçamento empresarial precisa ser completo e detalhista. Ou seja, você não pode deixar nenhum setor da empresa fora dele.
A lógica aqui é simples: quanto mais especificado, melhor para as projeções da empresa. Afinal, os gestores terão em mãos dados condizentes com a realidade da empresa
Por outro lado, excluir setores do orçamento vai prejudicar a análise da situação financeira da empresa. Além disso, os segmentos da empresa precisam participar do orçamento. Por exemplo, o responsável por cada setor pode e deve estar ciente do orçamento, das metas e dos desafios traçados pela empresa.
Obviamente que nem todos os colaboradores terão acesso ao orçamento. Porém, o envolvimento de pelo menos um representante de cada setor é essencial. Isso vai permitir que:
- Os recursos sejam melhor aplicados, promovendo uma gestão melhor das despesas em cada segmento da empresa;
- A divisão de tarefas ocorre de uma maneira mais organizada. Cada um saberá exatamente suas atribuições no que diz respeito às metas traçadas;
- Haja um maior conhecimento sobre a empresa de maneira geral, contribuindo para a gestão do orçamento de forma geral;
- A empresa invista de maneira mais assertiva, sem prejudicar ou extrapolar o orçamento. Haverá mais pessoas envolvidas que, por ventura, poderão fazer alerta e dar sugestões.
Em suma, o processo orçamentário requer participação de todos os setores da empresa. O objetivo é ter um melhor desempenho dela e a criação de um orçamento viável e realista.
Erros comuns no planejamento e execução do orçamento
Ao longo do tempo, os gestores aprendem com os próprios erros, mas também com os erros dos concorrentes! Aliás, é bem melhor identificar um possível erro antes de ele ser cometido, você não acha? Então, veja abaixo 5 erros comuns que você pode evitar na sua empresa.
Não acompanhar o orçamento
O primeiro erro tem relação direta com o assunto deste artigo. Como ressaltamos antes, não adianta ter um orçamento, mas não o acompanhar.
Assim, é sempre fundamental manter o orçamento atualizado, levando em conta os fatores internos e externos que influenciam na parte financeira da empresa. Desse modo, os gestores tomarão decisões mais assertivas e com base em números reais e atualizados.
Subestimar despesas
Muitos gestores acham que algumas despesas são irrelevantes para colocar no orçamento. Mas isso é um erro, pois todos os custos e gastos da empresa precisam estar devidamente registrados no orçamento empresarial
Qualquer custo (despesas com viagens, equipamentos, transporte, aluguel, publicidade, etc.) tem que estar inserido no orçamento. Assim haverá um melhor controle por parte da empresa e para dados mais próximos da realidade.
“Esconder” o orçamento dos demais setores
Esse erro tem relação com o que falamos antes sobre a participação de todos os setores no orçamento empresarial. Muitas empresas escondem a sete chaves o orçamento, que fica disponível apenas para o setor financeiro.
Todos os segmentos precisam estar cientes do orçamento bem como das suas atualizações. Assim, todos poderão trabalhar em sintonia, sabendo dos objetivos e real situação da empresa.
Não corrigir o orçamento
Você já viu que revisões orçamentárias são essenciais. Mas, ao identificar algo de errado ou que precise de alguma atualização, fazer as correções será primordial. Caso contrário, o orçamento não cumprirá com sua função.
Deixar o orçamento isolado
O orçamento é uma etapa importante para o crescimento de qualquer empresa. E ele precisa estar alinhado e andar em conjunto com os demais processos da empresa. Por exemplo, ao criar uma campanha de publicidade, a equipe de marketing precisa ter acesso ao orçamento. Ela, por sua vez, será impactada de acordo com a campanha elaborada.
Ferramentas e técnicas para um orçamento eficaz
Existem muitas ferramentas e técnicas para um orçamento empresarial eficaz. Algumas já citamos ao longo desse artigo, como manter o orçamento atualizado, fazer o devido acompanhamento dele e permitir a participação de todos os setores da empresa na sua construção.
Mas, para isso, você terá que ter uma equipe comprometida e capacitada para a elaboração do orçamento. E os responsáveis pelo orçamento precisam estar aptos a utilizar e aplicar as melhores ferramentas e técnicas.
Nesse sentido, talvez sua empresa se beneficie com o auxílio de uma consultoria empresarial focada na gestão personalizada. E isso levando em contas as características específicas do seu negócio. Então, se quiser uma ajuda no orçamento empresarial da sua empresa, converse hoje mesmo com a MaxUp. Veja como podemos ajudar a sua empresa a crescer com organização e responsabilidade.