Hoje falaremos da otimização de processos. Toda empresa depende de inúmeros processos para a viabilidade do negócio. E eles precisam ser executados de maneira eficiente. Caso contrário, os resultados e o desempenho da empresa ficarão abaixo do esperado. Nesse sentido, isso se torna algo primordial para qualquer tipo de negócio.
E, no artigo de hoje, vamos abordar esse assunto. Uma empresa é formada, acima de tudo, por pessoas, ou seja, gestores e colaboradores. Eles estão divididos em departamentos que desempenham funções diferentes dentro do ambiente de trabalho.
Mas todos os departamentos são interligados de certa forma. Assim, para exercerem suas funções, as pessoas lidam com o que chamamos de processos. Alguns são mais simples, outros mais complexos.
O mais importante é você saber que todo processo inserido em uma empresa precisa ser executado de forma satisfatória. E, como os setores estão interligados, se um processo falhar ele vai prejudicar toda a empresa.
Assim sendo, a grande missão dos empreendedores é aplicar a otimização de processos, minimizando erros e corrigindo possíveis falhas. Além de, claro, poupar tempo e utilizar melhor os recursos.
Continue nesse artigo e veja quais as fases da otimização de processos e suas principais vantagens.
Diferentes fases da otimização de processos
A otimização de processos requer o cumprimento de diversas etapas e fases de execução. De modo geral, ela tem como objetivo aplicar ações para tornar os procedimentos empresariais mais ágeis e eficientes.
Assim, colocar a otimização de processos em prática você e sua equipe terão que obedecer a uma espécie de cartilha básica. Ela dá detalhes das diferentes fases de todo o processo. São elas:
- Mapeamento: os gestores da empresa vão mapear todos os processos envolvidos em cada departamento. Por exemplo, no setor financeiro, temos processos como fluxo de caixa, contas a pagar e receber, balanços, emissão de notas fiscais, entre outros;
- Gargalos: após mapear os processos, é necessário a identificação do que chamamos de gargalos. Ou seja, em qual etapa de cada processo há maior exigência e necessidade de agilidade;
- Melhorias: em paralelo com a etapa anterior, os gestores precisam identificar os pontos de melhorias em cada processo. Geralmente identificando os gargalos a empresa consegue encontrar essas melhorias mais facilmente;
- Correção: é a ação que envolve a correção dos pontos de melhorias identificados na etapa anterior. O que está dando errado em determinado processo e o que pode ser feito para corrigir de uma vez por todas esse problema?
- Padronização: por fim, para os erros encontrados não se repetirem, é essencial criar uma rotina de padronização. Mas, acima de tudo, padronizar ações e comportamentos corretos e benéficos para a empresa. Assim, haverá otimização dos processos, que fluirão com mais naturalidade. Isso contribui para maior agilidade e melhor utilização dos recursos.
Principais vantagens de aplicar a técnica na sua empresa
Seguindo de maneira responsável e disciplinada as fases da otimização de processos, sua empresa estará no caminho certo rumo ao crescimento saudável. Essa técnica traz diversos benefícios para seu negócio, independentemente do segmento de atuação dele. Nesse sentido, separamos abaixo 6 principais vantagens da otimização de processos.
Redução de custos
Vamos direto para as vantagens mais valorizadas pelos empreendedores, especialmente para aqueles que buscam crescer no mercado. A otimização de processos permite uma redução significativa de custos. E isso sem prejudicar a qualidade dos produtos ou serviços prestados pela empresa.
A redução de custos só é possível porque, ao otimizar processos, há uma melhor utilização dos recursos. Ela corta pela raiz problemas como desperdícios.
A sua equipe também saberá utilizar os recursos de maneira correta e com responsabilidade. Com isso, você poderá viabilizar mais investimentos em outros setores da empresa, melhorando os serviços prestados.
Então, para empreendedores que ainda buscam crescer, é fundamental pensar na otimização de processos como uma das principais formas de reduzir custos.
Redução de falhas
Falamos anteriormente que a otimização de processos visa identificar e reduzir as falhas nos variados processos da empresa. E essa é uma das principais vantagens de aplicar essa técnica.
A padronização permite uma eficiente redução de erros, evitando o que chamamos de retrabalho. Por exemplo, você já pensou quanto tempo é perdido pelos colaboradores que precisam fazer o mesmo trabalho novamente por conta de erros no trabalho inicial?
A redução de falhas e retrabalho vai ainda dar mais confiança para os colaboradores. Tente pensar pelo viés das pessoas que trabalham para você. Imagine um funcionário que constantemente comete erros por conta de falhas nos processos.
Nesse caso, provavelmente ele já chega no trabalho com certa desconfiança. E isso prejudica, inclusive, a sua produtividade. Então, com processos otimizados, os riscos de acontecer isso diminuem.
Melhor fluxo de trabalho
Essa vantagem está relacionada ao que falamos na conclusão do tópico anterior. Com a otimização de processos, a empresa conseguirá proporcionar um melhor fluxo de trabalho.
O resultado disso será a satisfação dos colaboradores e a disponibilidade de produtos e serviços de melhor qualidade para os clientes.
O fluxo de trabalho só pode ser melhorado com a redução de falhas e melhor aproveitamento dos recursos (que são as vantagens já citadas aqui).
Além do mais, você, como gestor, saberá exatamente o que cada colaborador pode entregar e quais suas limitações. Com isso, poderá direcionar melhor o seu pessoal, colocando as pessoas certas para realizarem cada etapa dos processos.
Obtenção de dados mais realistas
Tendo um controle melhor sobre todos os processos da empresa, o gestor vai ter acesso a dados mais realistas sobre a situação do negócio.
Quando não há otimização de processos, é muito comum que algumas situações fiquem ocultas ou mascaradas. E isso prejudica o crescimento da empresa. No final do ano, por exemplo, o gestor não alcança os resultados esperados. E o pior, não identifica onde estão as falhas no projeto.
Por isso a otimização vai deixar tudo mais transparente. O empreendedor saberá o porquê ele atingiu determinado resultado. E poderá se planejar melhor visando o futuro da empresa.
Maior integração entre as etapas
Lembra que falamos que os departamentos das empresas estão, de certa forma, interligados? Então, a otimização de processos viabiliza uma melhor integração entre eles.
Isso ocorre por meio de padronização de ações. E acima de tudo, melhor comunicação e troca de informações por parte das equipes de trabalho.
Além do mais, os colaboradores terão mais autonomia e confiança. Assim, podem informar seus superiores a respeito de falhas, omissões ou lacunas em algum processo.
Soluções mais assertivas
Por fim, com uma visão mais ampla da empresa e de seus processos, o gestor encontrará as melhores soluções. Isso visando o crescimento do negócio.
Essas soluções tendem a serem mais assertivas, eficientes e viáveis. Elas também serão bem mais compreendidas por todos os integrantes da equipe.
Com isso, possíveis falhas em processos serão corrigidas de forma mais rápida, sem prejudicar o andamento das etapas de trabalho. Isso resulta em mais eficiência, velocidade e qualidade dos produtos e serviços prestados pela empresa.
Quer ter acesso a todas essas vantagens? Então você precisa entrar em contato com uma empresa especializada na técnica de otimização de processos.
Nesse sentido, a Max Up Consultoria quer ser sua parceira nessa missão, ajudando sua empresa a crescer de forma eficiente e sustentável.
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